Menyalin data dari sumber lain ke dalam tabel Access

Access untuk Office 365 Access 2019 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007

Artikel ini membahas beberapa teknik yang dapat digunakan untuk memasukkan data dari sumber lain ke dalam database.

Jika saat ini data disimpan dalam program lain, seperti Excel, Anda dapat menyalin dan menempelkannya ke dalam tabel Access. Secara umum, cara ini berfungsi sangat baik jika data sudah dipisahkan ke dalam kolom, seperti dalam lembar kerja Excel. Jika data berada dalam program pemrosesan kata, lebih baik pisahkan kolom data menggunakan tab, atau ubah data menjadi tabel dalam program pemrosesan kata sebelum menyalin data. Jika data memerlukan pengeditan atau manipulasi (misalnya, memisahkan nama lengkap menjadi nama depan dan nama belakang), Anda mungkin ingin melakukan berikut ini sebelum menyalin data, terutama jika belum terbiasa dengan Access.

Ketika menempelkan data ke tabel kosong, Access akan mengatur tipe data setiap bidang sesuai jenis data yang ditemukan di dalamnya. Misalnya, jika bidang yang ditempelkan hanya berisi nilai tanggal, Access akan menerapkan tipe data Tanggal/Waktu pada bidang tersebut. Jika bidang yang ditempelkan hanya berisi kata "ya" dan "tidak", Access akan menerapkan tipe data Ya/Tidak pada bidang tersebut.

Access memberi nama bidang tergantung pada hal yang ditemukan dalam baris pertama data yang ditempelkan. Jika tipe data yang ditempelkan pada baris pertama sama dengan baris berikutnya, Access akan menentukan bahwa baris pertama adalah bagian dari data dan menetapkan nama generik pada bidang tersebut (F1, F2, dll.). Jika baris pertama data yang ditempelkan tidak sama dengan baris berikutnya, Access akan menentukan bahwa baris pertama terdiri dari nama bidang. Access memberi nama bidang dengan tepat dan tidak menyertakan baris pertama dalam data.

Jika Access menetapkan nama bidang yang generik, ganti nama bidang segera untuk menghindari kebingungan. Gunakan prosedur berikut ini:

1. Tekan CTRL+S untuk menyimpan tabel.
2. Dalam tampilan Lembar Data, klik ganda setiap judul kolom, lalu ketikkan nama bidang deskriptif untuk setiap kolom.
3. Simpan tabel lagi.

Catatan: Anda juga dapat mengganti nama bidang dengan beralih ke tampilan Desain dan mengedit nama bidang dalam tampilan tersebut. Untuk beralih ke tampilan Desain, klik kanan tabel di Panel Navigasi, lalu klik Tampilan Desain. Untuk beralih kembali ke tampilan Lembar Data, klik ganda tabel di Panel Navigasi.

Mengimpor, menambahkan, atau menautkan ke data dari sumber lain

Anda mungkin memiliki data yang disimpan di program lain, dan ingin mengimpor data tersebut ke dalam tabel baru atau menambahkannya ke tabel yang sudah ada di Access. Atau Anda mungkin bekerja dengan orang-orang yang menyimpan data di program lain dan ingin bekerja dengan data tersebut di Access dengan menautkan ke data. Bagaimanapun, Access memudahkan pekerjaan dengan data dari sumber lain. Anda dapat mengimpor data dari lembar kerja Excel, dari tabel dalam database Access lain, dari daftar SharePoint, atau dari berbagai sumber lain. Proses yang digunakan sedikit berbeda tergantung pada sumber yang dipilih, tetapi prosedur berikut ini akan membantu Anda memulai.

1. Di Access, pada tab Data Eksternal, dalam grup Impor & Tautan, klik perintah untuk tipe file yang akan diimpor.
   
   Misalnya, jika mengimpor data dari lembar kerja Excel, klik Excel. Jika tidak menemukan tipe program yang diperlukan, klik Lainnya. Catatan: Jika tidak menemukan tipe format yang tepat dalam grup Impor & Tautan, Anda mungkin harus memulai program yang sebelumnya digunakan untuk membuat data lalu menggunakan program tersebut untuk menyimpan data dalam format file umum (seperti file teks dipisahkan) sebelum dapat mengimpor data tersebut ke Access.
2. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal, klik Telusuri untuk menemukan file data sumber, atau ketikkan jalur lengkap file data sumber dalam kotak Nama file.
3. Klik opsi yang diinginkan (semua program memungkinkan pengimporan, dan beberapa memungkinkan penambahan atau penautan) di bawah Tentukan cara dan tempat penyimpanan data dalam database saat ini. Anda dapat membuat tabel baru dengan data yang diimpor (dengan beberapa program), menambahkan data ke tabel yang sudah ada, atau membuat tabel tertaut dengan tautan ke data dalam program sumber.
4. Jika panduan muncul, ikuti instruksi yang ada pada beberapa halaman panduan tersebut. Pada halaman terakhir panduan, klik Selesai. Jika Anda mengimpor objek atau menautkan tabel dari database Access, kotak dialog Impor Objek atau Tautkan Tabel akan muncul. Pilih item yang diinginkan, lalu klik OK.Proses yang berlangsung tergantung pada apakah Anda memilih untuk mengimpor, menambahkan, atau menautkan data.
5. Access akan bertanya apakah Anda ingin menyimpan detail operasi impor yang baru saja diselesaikan. Jika sekiranya operasi impor ini akan dilakukan lagi di lain waktu, klik Simpan langkah pengimporan, lalu masukkan detailnya. Anda dapat mengulangi operasi ini dengan mudah di masa mendatang dengan mengklik Pengimporan Tersimpan  dalam grup Impor & Tautan pada tab Data Eksternal. Jika tidak ingin menyimpan detail operasi, klik Tutup.

Jika memilih untuk mengimpor tabel, Access akan mengimpor data ke tabel baru, lalu menampilkan tabel di bawah grup Tabel di Panel Navigasi. Jika memilih untuk menambahkan data ke tabel yang sudah ada, data akan ditambahkan ke tabel tersebut. Jika memilih untuk menautkan ke data, Access akan membuat tabel tertaut di bawah grup Tabel di Panel Navigasi.

Menambahkan bagian aplikasi

Anda dapat menggunakan bagian aplikasi untuk menambahkan fungsionalitas ke database yang sudah ada. Bagian aplikasi dapat berupa tabel tunggal saja, atau terdiri dari beberapa objek terkait seperti tabel dan formulir terkait.

Misalnya, bagian aplikasi Komentar terdiri dari tabel dengan bidang ID AutoNumber, bidang tanggal, dan bidang memo. Anda dapat menambahkannya ke database apa pun dan menggunakannya sebagaimana adanya, atau dengan penyesuaian minimal.

1. Buka database yang diinginkan untuk menambahkan bagian aplikasi.
2. Klik tab Buat.
3. Dalam grup Templat, klik Bagian Aplikasi. Daftar bagian yang tersedia akan terbuka.
4. Klik bagian aplikasi yang ingin ditambahkan.

Membuka database Access yang sudah ada

1. Pada tab File, klik Buka.
2. Dalam kotak dialog Buka, telusuri ke database yang ingin dibuka.
3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

• Klik ganda database tersebut untuk membukanya dalam mode default yang ditentukan dalam kotak dialog Opsi Access atau mode yang ditetapkan oleh kebijakan administratif.
• Klik Buka untuk membuka database dengan akses bersama di lingkungan beberapa pengguna sehingga Anda dan pengguna lainnya dapat membaca dan menulis pada database.
• Klik panah di samping tombol Buka, lalu klik Buka Baca-Saja untuk membuka database dengan akses baca-saja sehingga Anda dapat menampilkan database tetapi tidak mengeditnya. Pengguna lain masih dapat membaca dan menulis pada database.
• Klik panah di samping tombol Buka lalu klik Buka Eksklusif untuk membuka database menggunakan akses eksklusif. Ketika membuka database dengan akses eksklusif, siapa saja yang mencoba membuka database akan menerima pesan "file sedang digunakan".
• Klik panah di samping tombol Buka lalu klik Buka Eksklusif Baca-Saja untuk membuka database dengan akses baca-saja. Pengguna lain masih dapat membuka database, tetapi terbatas pada mode baca-saja.

Catatan: Anda dapat langsung membuka file data dalam format file eksternal seperti dBASE, Microsoft Exchange, atau Excel. Anda juga dapat membuka sumber data ODBC apa saja secara langsung, seperti Microsoft SQL Server. Access secara otomatis akan membuat database Access baru dalam folder yang sama dengan file data, serta menambahkan tautan ke setiap tabel dalam database eksternal.

 

Sumber : Bantuan dan Pelatihan Microsoft Office