Membuat database baru

Access untuk Office 365 Access 2019 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007

Artikel ini membahas proses dasar memulai Access dan membuat database yang akan digunakan pada mesin desktop, bukan di Web. Artikel ini menjelaskan cara membuat database desktop menggunakan templat, serta cara menyusun database sendiri dari awal dengan membuat tabel, formulir, laporan, dan objek database lain. Artikel ini juga menjelaskan beberapa teknik yang dapat digunakan untuk memasukkan data yang sudah ada ke dalam database baru.

Membuat database

Ketika membuka Access, tampilan Backstage akan menampilkan tab Baru. Tab Baru menyediakan beberapa cara untuk membuat database baru:

• Database kosong    Anda dapat memulai dari awal jika diinginkan. Ini adalah opsi yang bagus jika Anda memiliki persyaratan desain yang sangat spesifik atau sudah memiliki data yang diperlukan untuk diakomodasi atau digabungkan.
• Templat yang diinstal dengan Access    Pertimbangkan untuk menggunakan templat jika Anda membuat proyek baru dan ingin segera memulainya. Access dilengkapi dengan beberapa templat yang diinstal secara default.
• Templat dari Office.com    Selain templat yang disertakan dengan Access, Anda dapat menemukan lebih banyak templat di Office.com. Anda bahkan tidak perlu membuka browser karena templat tersedia dari tab Baru.

Menambahkan data pada database

Saat mengerjakan database, Anda dapat menambahkan bidang, tabel atau bagian aplikasi.

Bagian aplikasi adalah fitur yang memungkinkan Anda menggunakan beberapa objek database terkait bersama-sama layaknya satu objek. Misalnya, bagian aplikasi mungkin terdiri dari tabel dan formulir yang didasarkan pada tabel. Anda dapat menambahkan tabel dan formulir secara bersamaan menggunakan bagian aplikasi.

Anda juga dapat membuat kueri, formulir, laporan, makro, dan semua objek database yang biasa digunakan untuk bekerja.

Membuat database menggunakan template

Access menyertakan berbagai templat yang dapat digunakan sebagaimana adanya atau sebagai titik awal. Templat adalah database siap pakai yang berisi tabel, kueri, formulir, makro, dan laporan yang diperlukan untuk menjalankan tugas tertentu. Misalnya, ada templat yang dapat digunakan untuk melacak masalah, mengelola kontak, atau menyimpan catatan pengeluaran. Beberapa templat berisi sejumlah sampel data untuk membantu mendemonstrasikan penggunaannya.

Jika ada yang sesuai dengan kebutuhan Anda, gunakan templat sebagai cara tercepat untuk memulai database. Namun, jika memiliki data di program lain yang ingin diimpor ke Access, Anda mungkin berpikir untuk membuat database tanpa menggunakan templat. Templat memiliki struktur data yang telah ditetapkan, dan mungkin memerlukan banyak usaha untuk menyesuaikan data yang sudah ada dengan struktur templat.

1. Jika ada database yang terbuka, pada tab File, klik Tutup. Tampilan Backstage akan menampilkan tab Baru.
2. Sejumlah kumpulan templat tersedia di tab Baru, dan beberapa di antaranya disertakan dalam Access. Anda dapat mengunduh templat tambahan dari Office.com. Lihat bagian berikutnya dalam artikel ini untuk detailnya.
3. Pilih templat yang ingin digunakan.
4. Access menyarankan nama file untuk database Anda di kotak Nama File — Anda bisa mengubah nama file, jika Anda inginkan. Untuk menyimpan database dalam folder yang berbeda dari yang ditampilkan di bawah kotak nama file, klik open , telusuri ke folder di mana Anda ingin menyimpannya, lalu klik OK. Secara opsional, Anda bisa membuat dan menautkan database Anda ke situs SharePoint.
5. Klik Buat. Access akan membuat database dari templat yang Anda pilih, lalu membuka database tersebut. Untuk beberapa templat, formulir akan ditampilkan untuk mulai memasukkan data. Jika templat berisi data sampel, Anda dapat menghapus setiap data dengan mengklik pemilih data (bilah atau kotak berbayang di sebelah kiri data), lalu lakukan hal berikut ini: Pada tab Beranda, dalam grup Data, klik Hapus. 
6. Untuk mulai memasukkan data, klik sel kosong pertama dalam formulir dan mulailah mengetik. Gunakan Panel Navigasi untuk menelusuri formulir atau laporan lain yang mungkin ingin digunakan. Beberapa templat menyertakan formulir navigasi yang memungkinkan Anda berpindah antar objek database yang berbeda.

Membuat database tanpa menggunakan template

Jika tidak ingin menggunakan templat, Anda dapat membuat database dengan menyusun tabel, formulir, laporan, dan objek database lain sendiri. Biasanya, hal ini melibatkan salah satu atau kedua hal berikut:

• Memasukkan, menempelkan, atau mengimpor data ke tabel yang dibuat saat membuat database baru, lalu mengulangi proses dengan tabel baru yang dibuat dengan perintah Tabel pada tab Buat.
• Mengimpor data dari sumber lain dan membuat tabel baru dalam prosesnya.

Membuat database kosong

1. Klik tab File, klik Baru, lalu klik Database Kosong.
2. Ketikkan nama file dalam kotak Nama File. Untuk mengubah lokasi file dari default, klik Telusuri lokasi untuk meletakkan database (di samping kotak Nama File), telusuri ke lokasi baru, lalu klik OK.
3. Klik Buat. Access akan membuat database dengan tabel kosong bernama Tabel1, kemudian membuka Tabel1 dalam tampilan Lembar Data. Kursor diletakkan di sel kosong pertama dalam kolom Klik untuk Menambahkan.
4. Mulailah mengetik untuk menambahkan data, atau tempelkan data dari sumber lain. Memasukkan data dalam tampilan Lembar Data dirancang sangat mirip dengan saat bekerja di lembar kerja Excel. Struktur tabel dibuat saat Anda memasukkan data. Ketika kolom baru ditambahkan ke lembar data, bidang baru akan ditetapkan dalam tabel. Access secara otomatis akan menetapkan tipe data setiap bidang, berdasarkan data yang dimasukkan.

Jika tidak ingin memasukkan data dalam Tabel1 saat ini, klik Tutup . Jika Anda membuat perubahan pada tabel, Access akan meminta untuk menyimpan perubahan. Klik Ya untuk menyimpan perubahan, klik Tidak untuk menghapusnya, atau klik Batal untuk membiarkan tabel terbuka.

Penting: Jika Anda menutup Tabel1 tanpa menyimpannya setidaknya satu kali, Access akan menghapus seluruh tabel meskipun data telah dimasukkan di dalamnya.

 

Menambahkan tabel

Anda dapat menambahkan tabel baru ke database yang sudah ada menggunakan perintah dalam grup Tabel pada tab Buat.

Membuat tabel, dimulai dalam tampilan Lembar Data    Dalam tampilan Lembar Data, Anda dapat langsung memasukkan data dan membiarkan Access membuat struktur tabel di balik layar. Nama bidang ditetapkan secara numerik (Bidang1, Bidang2, dan seterusnya), kemudian Access secara otomatis menentukan setiap tipe data bidang berdasarkan data yang dimasukkan.

1. Pada tab Buat, dalam grup Tabel, klik Tabel. Access akan membuat tabel dan memilih sel pertama yang kosong dalam kolom Klik untuk Menambahkan.
   
2. Pada tab Bidang, dalam grup Tambahkan & Hapus, klik tipe bidang yang ingin ditambahkan. Jika tidak menemukan jenis yang diinginkan, klik Bidang Lainnya  .
   
3. Access akan menampilkan daftar tipe bidang yang umum digunakan. Klik tipe bidang yang diinginkan, dan Access akan menambahkan bidang baru ke lembar data pada titik penyisipan. Anda dapat memindahkan bidang dengan menyeretnya. Ketika menyeret bidang dalam lembar data, bilah penyisipan vertikal akan muncul di tempat bidang akan diletakkan.
   
4. Untuk menambahkan data, mulailah mengetik dalam sel pertama yang kosong, atau tempelkan data dari sumber lain.
   
5. Untuk mengganti nama kolom (bidang), klik ganda judul kolom, lalu ketikkan nama baru. Beri nama yang bermakna untuk setiap bidang sehingga Anda dapat mengetahui isinya saat melihatnya di panel Daftar Bidang.
   
6. Untuk memindahkan kolom, klik judulnya untuk memilih kolom, lalu seret kolom ke lokasi yang diinginkan. Anda juga dapat memilih beberapa kolom yang berdekatan lalu menyeretnya ke lokasi baru secara bersamaan. Untuk memilih beberapa kolom yang berdekatan, klik header kolom pertama, lalu tekan dan tahan SHIFT sembari mengklik header kolom terakhir.

Membuat tabel, dimulai dalam tampilan Desain    Dalam tampilan Desain, buat struktur tabel terlebih dahulu. Kemudian, alihkan ke tampilan Lembar Data untuk memasukkan data, atau masukkan data menggunakan metode lain seperti menempelkan atau mengimpor.

1. Pada tab Buat, dalam grup Tabel,klik Desain Tabel. 
   
2. Untuk setiap bidang dalam tabel, ketikkan nama dalam kolom Nama Bidang, lalu pilih tipe data dari daftar Tipe Data.
   
3. Jika diinginkan, ketikkan deskripsi untuk setiap bidang dalam kolom Deskripsi. Deskripsi lalu ditampilkan pada bilah status ketika kursor berada di bidang tersebut dalam tampilan Lembar Data. Deskripsi juga digunakan sebagai teks bilah status untuk setiap kontrol dalam formulir atau laporan yang dibuat dengan menyeret bidang dari panel Daftar Bidang, dan untuk kontrol apa pun yang dibuat untuk bidang tersebut saat menggunakan Panduan Formulir atau Panduan Laporan.
   
4. Setelah menambahkan seluruh bidang, simpan tabel: Pada tab File, klik Simpan.
   
5. Anda dapat mulai mengetik data dalam tabel kapan saja dengan beralih ke tampilan Lembar Data dan mengklik sel kosong yang pertama. Anda juga dapat menempelkan data dari sumber lain.

Mengatur properti bidang dalam tampilan Desain    Terlepas dari cara tabel dibuat, ada baiknya untuk memeriksa dan mengatur properti bidang. Sementara beberapa properti tersedia dalam tampilan Lembar Data, beberapa properti hanya dapat diatur dalam tampilan Desain. Untuk beralih ke tampilan Desain, klik kanan tabel di Panel Navigasi, lalu klik Tampilan Desain. Untuk melihat properti bidang, klik bidang dalam kisi desain. Properti akan ditampilkan di bawah kisi desain, di bawah Properti Bidang.

Untuk melihat deskripsi setiap properti bidang, klik properti dan baca deskripsi dalam kotak di samping daftar properti di bawah Properti Bidang. Anda dapat memperoleh informasi yang lebih mendetail dengan mengklik tombol Bantuan.

Tabel berikut ini menjelaskan beberapa properti bidang yang biasanya disesuaikan.

Properti	Deskripsi
Ukuran Bidang	Untuk bidang Teks, properti ini mengatur jumlah maksimum karakter yang dapat disimpan dalam bidang. Maksimum adalah 255. Untuk bidang Angka, properti ini mengatur tipe angka yang akan disimpan (Bilangan Bulat Panjang, Ganda, dan seterusnya). Untuk penyimpanan data yang paling efisien, sebaiknya alokasikan ruang yang diperlukan data secukupnya. Anda dapat menyesuaikan peningkatan nilainya nanti, jika kebutuhan berubah.
Format	Properti ini mengatur cara data ditampilkan. Data aktual tidak akan terpengaruh karena disimpan dalam bidang. Anda dapat memilih format yang sudah ditentukan atau memasukkan format kustom.
Masker Input	Gunakan properti ini untuk menetapkan pola bagi semua data yang akan dimasukkan dalam bidang ini. Tindakan ini membantu memastikan bahwa semua data dimasukkan dengan benar dan berisi jumlah karakter yang diperlukan. Untuk bantuan tentang menyusun masker input, klik  di sisi kanan kotak properti.
Nilai Default	Gunakan properti ini untuk menentukan nilai default yang akan muncul dalam bidang ini setiap kali data baru ditambahkan. Misalnya, jika memiliki bidang Tanggal/Waktu untuk selalu mencatat tanggal ketika data ditambahkan, masukkan "Date()" (tanpa tanda kutip) sebagai nilai default.
Diperlukan	Properti ini mengatur apakah nilai diperlukan dalam bidang ini. Jika properti ini diatur ke Ya, Access tidak akan mengizinkan penambahan data baru kecuali ada nilai yang dimasukkan untuk bidang ini.

Macam macam tipe data pada Microsoft Access beserta penjelasannya

1. Text adalah tipe data yang digunakan untuk memasukkan data berupa text yaitu bisa huruf/angka/simbol dan lain-lain.
   
2. Memo adalah tipe data yang digunakan untuk mengisi data yang panjang, sseperti alamat. memo bisa diisi seperti Type data Text. yang membedakan hanyalah Ukuran kolom memo lebih besar.
   
3. Number adalah tipe data yang hanya bisa digunakan untuk memasukkan data berupa angka saja. ingat !!! hanya angka. berarti tidakbisa kita masukkan data berupa symbol maupun huruf.
   
4. Auto Number adalah tipe data yang digunakan untuk memberikan nomor secara otomatis, sehingga kita tidak perlu mengisi nomor terlebih dahulu ketika ingin memasukkan data.
   
5. Date/Time adalah tipe data yang digunakan untuk mengisi data berupa tanggal, bulan, dan tahun. tipe data ini sangat cocok untuk mengisi data tanggal lahir.
   
6. Currency adalah tipe data yang digunakan untuk memasukkan data berupa nilai moneter atau perhitungan keuangan.
   
7. Yes/No adalah tipe data yang digunakan untuk membuat pilihan antara "yes/no" seperti gambar dibawah ini :
   
   

   
8. OLE Object adalah tipe data yang digunakan untuk menampung/mengisi/memasukkan data berupa gambar, video, musik dengan besar data maksimal berukuran 1 GB.
   
9. Hyperlink adalah tipe data yang digunakan untuk memasukkan/menyisipkan sebuah link yang termasuk halaman web.
   
10. Lookup Wizard adalah tipe data yang digunakan untuk membuat beberapa opsi yang ditampilkan dalam tampilan drop-down.

sumber : Bantuan dan Pelatihan Microsoft Office